고기 납품 클레임, 문제가 생겼을 때 처리 순서

아무리 꼼꼼한 거래처라도 납품 과정에서 문제는 생길 수 있습니다. 중요한 것은 문제가 생겼을 때 어떤 순서로 처리하느냐입니다. 고기 납품 클레임을 감정적으로 처리하면 원인은 찾지 못하고 관계만 나빠집니다. 순서를 정해 두면 빠르게 해결하고 같은 문제를 막을 수 있습니다.

고기 납품 클레임은 어떤 경우에 생기나요?

대부분 수량, 규격, 품질, 배송 네 가지 중 하나에서 생깁니다. 주문한 수량과 다른 경우, 정형 상태나 원산지가 규격서와 다른 경우, 색이나 냄새·포장 상태에 이상이 있는 경우, 배송 시간이 크게 어긋나거나 온도 관리가 의심되는 경우입니다. 어느 유형인지 먼저 구분하면 공급처도 원인을 빨리 찾을 수 있습니다.

문제가 생겼을 때 처리 순서는 무엇인가요?

1. 사용 중지: 이상이 있는 물건은 따로 분리하고 손질하거나 판매하지 않습니다.
2. 기록: 개봉 전 상태, 라벨, 이력 정보, 박스 외관을 사진으로 남깁니다. 같은 박스의 다른 팩도 함께 확인합니다.
3. 연락: 가능한 빨리 공급처에 사진과 함께 알립니다. 시간이 지나면 원인 확인이 어려워집니다.
4. 처리 합의: 교환, 반품, 정산 차감 중 어떤 방식으로 처리할지 정합니다.
5. 재발 방지: 원인을 확인한 뒤 규격서나 검수 기준, 보관 방법 중 고칠 곳을 고칩니다.

입고 때 무엇을 확인해야 하는지는 수입육 입고 검수 체크리스트를 참고하세요.

문제가 된 물건은 처리 방법이 정해질 때까지 버리지 말고 따로 보관하는 것이 좋습니다. 공급처가 회수해 원인을 확인해야 할 수도 있기 때문입니다. 보관할 때는 다른 고기와 섞이지 않게 표시를 붙여 두고, 처리가 끝나면 결과를 기록에 남깁니다. 같은 시기에 받은 다른 품목에도 영향이 있었는지 함께 살펴보세요.

정상인지 이상인지 헷갈릴 때는 어떻게 하나요?

진공포장 고기가 어둡게 보이는 것처럼 정상 범위의 변화를 이상으로 오해하는 경우도 있습니다. 반대로 포장이 부풀었거나 진공이 풀린 경우는 겉으로 괜찮아 보여도 확인이 필요합니다. 판단이 어렵다면 사용하지 말고 먼저 공급처와 확인하세요. 포장 상태 판단 기준은 진공포장 고기 가이드에 정리했습니다.

클레임 연락은 누가, 누구에게 하는지도 정해 두세요. 매장에서 직원마다 다른 사람에게 연락하면 내용이 흩어지고 처리가 늦어집니다. 매장 쪽 담당자와 공급처 쪽 연락 창구를 하나로 정하고, 사진과 함께 품목, 입고 날짜, 이상 내용을 한 번에 전달하면 처리가 빨라집니다. 처리 결과도 짧게 기록해 두면 다음에 같은 문제가 생겼을 때 참고할 수 있습니다.

클레임을 줄이려면 무엇을 해야 하나요?

거래 시작 때 규격서와 클레임 처리 방식을 함께 정해 두는 것이 가장 효과적입니다. 기준이 문서로 있으면 "다르다"는 판단을 서로 같은 눈으로 할 수 있습니다. 클레임 이력을 모아 두면 어떤 품목에서 문제가 반복되는지도 보입니다.

금산프레시미트는 거래 시작 시 납품 규격서를 먼저 확정하고, 원산지나 규격이 바뀔 때는 미리 안내합니다. 클레임은 서로 탓하기 위한 절차가 아니라 다음 납품을 더 정확하게 만들기 위한 절차입니다. 고기 납품 클레임은 처리 순서를 지키고 기록을 남길수록 빠르고 정확하게 해결됩니다.