납품 규격서는 어떤 부위를 어떤 상태로 보낼지 글로 남긴 거래 기준 문서입니다. 원산지, 도축장, 냉장·냉동 구분, 정형 상태(뼈·껍질 유무, 지방 허용 두께), 박스 중량을 꼭 적고, 변경 시 사전 안내 방법까지 함께 정해야 합니다.
납품 규격서는 "이 부위를 이런 상태로 보낸다"는 약속을 글로 남긴 문서입니다. 수입육은 수출국과 가공장마다 도체를 나누고 정형하는 기준이 달라, 부위 이름만으로는 같은 물건을 보장할 수 없습니다. 이 글에서는 규격서에 꼭 들어가야 할 항목과, 실제로 쓸 때 놓치기 쉬운 점을 정리합니다.
납품 규격서는 왜 필요한가
납품 규격서는 사람이 바뀌어도 같은 물건이 오게 만드는 기준이기 때문에 필요합니다. 구두로 "지난번처럼"이라고 주문하면, 지난번을 기억하는 사람이 바뀌는 순간 기준이 사라집니다. 금산프레시미트가 "규격을 문서로 들고 있어야 담당자가 바뀌어도 같은 물건이 나간다"고 말하는 이유입니다.
규격서는 분쟁을 줄이는 역할도 합니다. 입고된 물건이 기대와 다를 때, 규격서가 있으면 무엇이 달랐는지 바로 확인할 수 있습니다. 없으면 서로의 기억을 맞추는 대화가 됩니다.
납품 규격서에 꼭 들어가야 할 항목은 무엇인가
원산지, 도축장, 냉장·냉동 구분, 정형 상태, 박스 중량 다섯 가지는 반드시 들어가야 합니다.
| 항목 | 적는 내용 | 빠지면 생기는 일 |
|---|---|---|
| 원산지 | 국가, 변경 가능 여부 | 메뉴판 원산지 표시와 어긋남 |
| 도축장 | 지정 가공장 또는 허용 범위 | 같은 부위라도 정형 편차가 생김 |
| 냉장·냉동 | 보관 온도대, 해동 여부 | 냉장 메뉴에 냉동육이 들어옴 |
| 정형 상태 | 뼈·껍질 유무, 지방 허용 두께 | 손질 시간과 수율이 달라짐 |
| 박스 중량 | 박스당 기준 중량과 허용 범위 | 발주량과 재고 계산이 틀어짐 |
원산지와 도축장
원산지는 매장의 원산지 표시와 바로 연결됩니다. 수급 사정으로 바뀔 수 있다면 "변경 시 사전 안내"를 규격서에 함께 적어두세요. 도축장은 같은 원산지 안에서도 정형 방식이 달라질 수 있어, 지정하거나 허용 범위를 정해두면 품질 편차가 줄어듭니다.
정형 상태
규격서에서 가장 구체적으로 써야 하는 부분입니다. 뼈와 껍질이 붙어 있는지, 겉 지방을 얼마나 남기는지, 힘줄이나 막을 어디까지 제거하는지를 적습니다. 지방 두께처럼 말로 합의하기 쉬운 항목일수록 수치나 사진으로 남기는 것이 좋습니다.
냉장·냉동과 박스 중량
냉장·냉동은 단순히 "냉장"이라고 적기보다 받는 온도대와 해동 여부까지 적는 것이 좋습니다. 냉동으로 들어온 물건을 해동해 냉장처럼 보내는 일이 없도록, 해동품 허용 여부를 분명히 해두세요. 박스 중량은 박스마다 조금씩 다른 것이 정상이므로 기준과 허용 범위를 함께 적고, 정산을 박스 수로 할지 실제 중량으로 할지도 정해둡니다.
규격서 한 줄 예시
예를 들어 구이용 등심이라면 이런 식으로 적습니다.
- 품목: 정선 등심, 구이용
- 원산지: 미국산, 변경 시 사전 안내
- 구분: 냉장, 해동품 불가
- 정형: 뼈 없음, 겉지방은 합의한 두께 이하로 정선, 굵은 힘줄 제거
- 포장: 진공포장, 박스 중량 기준과 허용 범위 기재
숫자가 필요한 항목은 견본을 보며 함께 정하고, 사진을 첨부해두면 더 분명해집니다.
규격서는 누가 어떻게 만드나
보통 도매처가 초안을 만들고 매장이 메뉴 기준에 맞는지 확인해 확정합니다. 매장은 메뉴에서 이 고기를 어떻게 쓰는지, 어느 정도 손질을 직접 할 수 있는지를 알려주면 됩니다. 구이용인지 탕용인지, 직접 정형할 인력이 있는지에 따라 같은 부위라도 적절한 정형 상태가 달라지기 때문입니다.
- 메뉴와 사용 방식 공유
- 도매처가 원산지·정형 상태 초안 제시
- 견본으로 실제 상태 확인
- 수정 사항 반영 후 규격서 확정
- 첫 납품 때 규격서와 대조해 검수
프랜차이즈 본사라면 규격서가 더 중요합니다. 여러 가맹점이 같은 메뉴를 같은 맛으로 내야 하기 때문에, 본사가 정한 규격과 도매처가 들고 있는 규격서가 한 글자도 다르지 않아야 합니다. 가맹점이 늘어날수록 규격서는 메뉴 매뉴얼만큼 중요한 문서가 됩니다.
규격이 바뀌면 어떻게 처리하나
바뀌기 전에 안내를 받고, 규격서를 함께 고쳐 새 기준으로 삼아야 합니다. 원산지나 가공장이 바뀌는 일은 수입육에서 드물지 않습니다. 중요한 것은 바뀌는 것 자체보다 매장이 모르고 받는 상황을 막는 것입니다. 원산지가 바뀌면 원산지 표시도 함께 바꿔야 하므로, 안내 시점을 미리 정해두세요.
납품 규격서를 현장에서 쓰는 방법
규격서는 서랍에 넣어두는 문서가 아니라 입고 검수 때 꺼내 보는 문서입니다. 박스가 들어오면 라벨의 원산지와 중량, 정형 상태를 규격서와 하나씩 맞춰보세요. 검수 요령은 수입육 입고 검수 체크리스트에 정리했습니다. 납품 규격서를 제대로 갖춰두면 담당자가 바뀌어도, 공급 사정이 바뀌어도 매장의 메뉴 품질을 지킬 수 있습니다.
납품 규격서 체크리스트
- 원산지와 변경 시 안내 방법을 적었다
- 도축장 지정 여부 또는 허용 범위를 적었다
- 냉장·냉동 구분과 보관 온도대를 적었다
- 뼈·껍질 유무와 지방 허용 두께를 적었다
- 박스 중량 기준과 허용 범위를 적었다
- 입고 검수 때 규격서를 대조하기로 했다
납품 규격서 자주 묻는 질문
납품 규격서는 부위마다 따로 만드나요?
네, 부위마다 정형 상태와 박스 중량이 다르므로 부위별로 항목을 나눠 적는 것이 좋습니다.
작은 매장도 규격서가 필요한가요?
필요합니다. 매장이 작을수록 손질 인력이 적어 정형 상태가 조금만 달라져도 부담이 커집니다.
규격서와 다른 물건이 오면 어떻게 하나요?
규격서의 어느 항목과 다른지 사진과 함께 바로 알리고, 반품이나 교환 기준을 미리 정해두면 처리가 빨라집니다.